KOMPAS.com – Pengguna kiranya perlu mengetahui beberapa panduan dasar dalam mengoperasikan layanan e-mail Google, Gmail. Salah satu panduan dasar itu seperti cara mengatasi penyimpanan Gmail penuh.
Cara membersihkan Gmail yang penuh bakal berguna bagi pengguna. Untuk diketahui, setiap akun Google atau Gmail akan diberikan ruang penyimpanan Cloud dengan kapasitas 15 GB secara gratis.
Baca juga: 4 Cara Mengganti Password Gmail di HP dengan Mudah dan Praktis
Seiring lama pemakaian, ruang penyimpanan Gmail itu akan penuh. Saat penuh, pengguna mungkin bakal kerepotan. Pasalnya, jika penyimpanan Gmail penuh, pengguna tak akan dapat menerima dan menyimpan e-mail masuk lagi.
Agar tetap dapat mengoperasikan dengan lancar, pengguna penting untuk mengetahui cara membersihkan Gmail yang penuh. Lantas, bagaimana cara mengosongkan ruang penyimpanan Gmail?
Jika tertarik untuk mengetahui lebih lanjut, silakan simak penjelasan lengkap di bawah ini mengenai caramengatasi penyimpanan Gmail penuh.
Penyebab penyimpanan Gmail penuh
Sebelum mengetahui caranya, ada baiknya pengguna memahami dulu penyebab penyimpanan Gmail penuh. Secara umum, penyebab penyimpanan Gmail penuh adalah banyak e-mail yang menumpuk.
E-mail masuk jika dibiarkan terus bisa memenuhi ruang penyimpanan Gmail. Selain e-mail, ada penyebab lain yang membuat penyimpanan Gmail penuh. Sebagai informasi, ruang penyimpanan Gmail sejatinya tidak hanya dipakai untuk menyimpan data e-mail di Gmail.
Akan tetapi, ruang penyimpanan Gmail terintegrasi pula dengan Google Drive dan Google Photos. Layanan penyimpanan yang terintegrasi itu disebut pula dengan Google One. Setiap akun Google bakal mendapat ruang penyimpanan Google One sebesar 15 GB gratis.
Ruang penyimpanan Google itu dipakai oleh Gmail, Google Drive, dan Google Photos secara bersamaan. Dengan demikian, jika ruang penyimpanan Gmail penuh, artinya terdapat pula data di Google Drive atau foto di Google Photos yang menumpuk.
Itulah penyebab penyimpanan Gmail penuh. Dari penyebab itu, pengguna dapat menentukan langkah untuk mengatasi penyimpanan Gmail penuh. Untuk cara mengatasi penyimpanan Gmail penuh, penjelasannya bisa dibaca di bawah ini.
Cara mengatasi penyimpanan Gmail penuh
Cara membersihkan Gmail yang penuh itu pada dasarnya cukup mudah. Pengguna hanya perlu menghapus tumpukan e-mail yang tersimpan di Gmail. Pengguna bisa menghapus e-mail yang tak penting lagi dengan kategori tertentu.
Misalnya, e-mail yang sudah lama seperti lebih dari satu tahun atau dua tahun, e-mail dengan lampiran yang berukuran besar, e-mail promosi, e-mail spam, dan masih banyak lagi kategori e-mail tak penting. Adapun penjelasan cara mengatasi Gmail penuh adalah sebagai berikut.
1. Hapus e-mail promosi
Cara mengatasi penyimpanan Gmail penuh yang pertama adalah menghapus e-mail promosi yang dikirim oleh perusahaan atau platform tertentu. E-mail promosi umumnya berisi penawaran barang atau jasa yang kadang tidak penting.
E-mail promosi biasanya bakal dikirim secara berkala dan jika dibiarkan menumpuk akan memenuhi ruang penyimpanan Gmail. Adapun penjelasan cara membersihkan Gmail yang penuh dengan menghapus e-mail promosi adalah sebagai berikut:
- Buka Gmail.
- Pada kolom pencarian, ketik kueri seperti ini “Category:promotions” (tanpa tanda kutip).
- Selanjutnya, Gmail akan menampilkan semua e-mail promosi yang masuk.
- Terakhir, pengguna bisa mencentang semua e-mail promosi dan menghapusnya.
2. Hapus e-mail berita dan pembaruan lainnya
Kedua, cara mengatasi Gmail penuh bisa dilakukan dengan menghapus e-mail berita dan pembaruan lainnya. Saat pengguna subscribe kanal berita atau platform lain, pengguna bisa mendapatkan e-mail pembaruan secara berkala.
E-mail berita dan pembaruan lainnya itu bisa membuat penuh penyimpanan Gmail jika dibiarkan terus menerus. Adapun cara mengatasi Gmail penuh dengan menghapus e-mail berita dan pembaruan lainnya adalah sebagai berikut:
- Buka Gmail.
- Pada kolom pencarian, ketik kueri ini “Category:updates” (tanpa tanda kutip).
- Selanjutnya, Gmail akan menampilkan semua e-mail berita dan pembaruan lain yang masuk.
- Terakhir, pengguna bisa mencentang semua e-mail kategori tersebut dan menghapusnya.
3. Blokir dan hapus e-mail spam
Cara membersihkan Gmail yang penuh berikutnya adalah dengan memblokir dan menghapus e-mail spam. Pengguna bisa dikirim e-mail spam yang mengganggu dari orang atau alamat e-mail asing.
E-mail spam itu bisa dikirim berkali-kali, kadang isinya tak penting dan biasanya ada yang mengandung unsur penipuan. Jika menumpuk, e-mail spam yang tak penting ini bisa memenuhi penyimpanan Gmail.
Agar tak mengganggu dan memenuhi penyimpanan, pengguna bisa blokir alamat e-mail pengirim spam dan menghapus pesannya. Adapun cara membersihkan Gmail yang penuh dengan blokir dan hapus e-mail spam adalah sebagai berikut:
- Buka Gmail.
- Pada kolom pencarian, cari alamat e-mail pengirim spam.
- Setelah itu, Gmail bakal menampilkan semua pesan spam yang dikirim alamat e-mail itu.
- Buka salah e-mail yang dikirimnya.
- Lalu, klik ikon titik tiga di e-mail itu dan pilih menu “Block”. Ke depan, alamat e-mail itu tidak akan bisa mengirim spam lagi.
- Setelah diblokir, centang semua e-mail spam yang dikirimnya dan hapus.
Baca juga: Macam-macam E-mail yang Perlu Diketahui dan Fungsinya, Tak Cuma Gmail
4. Hapus e-mail dengan lampiran berukuran besar
Berikutnya, cara mengatasi penyimpanan Gmail penuh bisa dilakukan dengan menghapus e-mail yang punya lampiran berukuran besar. E-mail dengan lampiran berukuran besar seperti 5 MB, 10 MB, 20 MB, dan seterusnya bisa membuat penyimpanan cepat penuh.
Kadang tak semua e-mail berlampiran besar itu penting buat disimpan. Agar tak memenuhi penyimpanan Gmail, pengguna bisa menghapusnya. Adapun cara mengatasi penyimpanan Gmail penuh dengan hapus e-mail berlampiran besar adalah sebagai berikut:
- Buka Gmail.
- Klik tombol pengaturan filter pencarian e-mail yang berada di bagian kanan kolom pencarian.
- Setelah itu, pada bagian “Size”, atur e-mail dengan ukuran tertentu yang akan dicari. Misalnya “Greater than 10 MB” atau “Greater than 20 MB”. Lalu, pilih opsi “Create Filter”.
- Gmail akan menampilkan semua e-mail yang berukuran besar sesuai pengaturan filter pencarian tadi.
- Pada pengaturan filter pencarian, pengguna bisa klik opsi “Delete It” dan “Create Filter” untuk menghapus secara otomatis semua e-mail berukuran besar dari hasil pencarian tadi.
5. Hapus e-mail yang sudah lama
Selanjutnya, cara mengatasi Gmail penuh bisa dilakukan dengan menghapus e-mail yang sudah lama dikirim. E-mail lama biasanya sudah tak penting lagi. Jika dibiarkan, e-mail – e-mail lama ini bisa memenuhi penyimpanan Gmail.
- Untuk itu, pengguna perlu menghapus e-mail yang sudah lama dikirim, seperti e-mail dari satu tahun yang lalu, dua tahun yang lalu, atau lebih lama lagi. Adapun cara mengatasi Gmail penuh dengan menghapus e-mail yang sudah lama adalah sebagai berikut:
- Buka Gmail.
- Pada kolom pencarian, ketik kueri “older_than:1y” (tanpa tanda kutip). Kueri “1y” artinya adalah satu tahun. Jika hendak mencari e-mail yang lebih lama pengguna bisa memodifikasi jadi “2y” untuk dua tahun, “3y” untuk tiga tahun, dan seterusnya.
- Setelah itu, Gmail bakal menampilkan semua e-mail lama yang telah dikirim sejak tahun yang telah diatur tadi.
- Terakhir, pengguna bisa mencentang semua e-mail lama tersebut dan menghapusnya.
6. Hapus e-mail yang tidak terbaca
Cara membersihkan Gmail yang penuh berikutnya bisa dilakukan dengan menghapus e-mail yang tidak terbaca. E-mail – e-mail yang tidak terbaca umumnya tidak berisi pesan penting. Jika dibiarkan menumpuk, e-mail ini juga bisa membuat penuh penyimpanan Gmail.
Oleh karena itu, jika banyak e-mail tidak terbaca yang tersimpan, pengguna bisa menghapusnya untuk menghemat penyimpanan Gmail. Adapun cara membersihkan Gmail yang penuh dengan hapus e-mail yang tidak terbaca adalah sebagai berikut:
- Buka Gmail.
- Pada kolom pencarian, ketik kueri ini “label:unread” (tanpa tanda kutip).
- Setelah itu, Gmail bakal menampilkan semua e-mail yang tidak terbaca.
- Terakhir, pengguna bisa mencentang semua e-mail yang tidak terbaca itu dan pilih opsi “Delete”.
7. Hapus e-mail di folder Spam
Ketujuh, cara mengatasi penyimpanan Gmail penuh bisa dilakukan dengan menghapus e-mail yang terdapat di folder Spam. Saat pengguna menandai e-mail sebagai spam, e-mail itu bakal dimasukkan ke folder Spam.
Setiap pesan baru dari alamat e-mail yang dilaporkan sebagai spam, bakal masuk pula ke folder Spam. Jika dibiarkan menumpuk, e-mail di folder Spam bisa membuat penuh penyimpanan Gmail.
Oleh karena itu, pengguna juga perlu rutin menghapus e-mail di folder Spam agar penyimpanan Gmail tak cepat penuh. Adapun cara mengatasi penyimpanan Gmail penuh dengan menghapus e-mail di folder Spam adalah sebagai berikut:
- Buka Gmail.
- Kemudian, pilih folder Spam.
- Semua pesan spam akan ditampilkan.
- Terakhir, klik opsi “Delete all spam message now” dan semua pesan spam bakal dihapus.
8. Hapus e-mail di folder Trash
Cara mengatasi Gmail penuh yang kedelapan adalah dengan menghapus e-mail di folder Trash atau Sampah. Setiap kali menghapus e-mail, e-mail itu tidak akan langsung dihapus permanen dari akun Gmail pengguna.
E-mail yang dihapus akan dimasukkan ke folder Trash dulu. Setelah 30 hari, e-mail di folder Trash baru akan dihapus. Selama sebelum dihapus permanen, e-mail di folder Trash bakal mengonsumsi penyimpanan Gmail.
Agar tak usah lama menunggu dan dapat menghemat penyimpanan Gmail dengan cepat, pengguna bisa langsung menghapus e-mail di folder Trash. Adapun cara mengatasi Gmail penuh dengan hapus e-mail di folder Trash adalah sebagai berikut:
- Buka Gmail.
- Kemudian, buka folder Trash atau Sampah.
- Semua e-mail yang dihapus pengguna bakal disajikan di folder ini.
- Terakhir, klik opsi “Empty trash now” dan Gmail bakal mengosongkan folder Trash.
9. Hapus data atau file di Google Drive
Sebagaimana sempat disinggung dalam penjelasan penyebab di atas, penuhnya penyimpanan Gmail tidak hanya disebabkan e-mail masuk, tetapi bisa disebabkan pula oleh data yang tersimpan di Google Drive.
Hal itu disebabkan karena Gmail dan Google Drive memakai ruang penyimpanan yang sama. Untuk itu, jika ruang penyimpanan penuh, pengguna bisa mencoba juga untuk menghapus data-data di Google Drive yang tak penting.
Adapun cara mengatasi penyimpanan Gmail penuh dengan menghapus data-data di Google Drive adalah sebagai berikut:
- Buka Google Drive.
- Kemudian, cari dan pilih file atau data yang tak penting lagi.
- Setelah itu, hapus data-data tersebut.
- Setelah dihapus, pengguna dapat membuka folder Trash di Google Drive buat menghapus semua data atau file secara permanen.
10. Hapus foto di Google Photos
Berikutnya, untuk mengatasi penyimpanan Gmail penuh, pengguna bisa juga menghapus data foto yang tersimpan di Google Photos. Sama seperti Google Drive, Google Photos juga memakai ruang penyimpanan yang sama dengan Gmail.
Foto di Google Photos bakal mengonsumsi penyimpanan akun Google yang berarti memengaruhi kemampuan Gmail menyimpan e-mail. Jika foto di Google Photos banyak, penyimpanan Google alias penyimpanan Gmail juga akan penuh.
Oleh karena itu, jika penyimpanan Gmail penuh, pengguna bisa mencoba buat menghapus foto yang tersimpan di Google Photos. Adapun cara mengatasi Gmail penuh dengan menghapus foto di Google Photos adalah sebagai berikut:
- Buka Google Photos.
- Setelah itu, cari dan pilih foto-foto yang sekiranya tidak penting lagi.
- Kemudian, hapus foto-foto tersebut.
- Setelah itu, pengguna bisa membuka folder Trash atau Sampah untuk menghapus semua foto secara permanen
- Setelah dihapus, penyimpanan Google yang jadi penyimpanan Gmail juga bakal lebih lega.
Baca juga: 5 Cara Melihat Password Gmail yang Lupa di HP dan Laptop dengan Mudah
Cukup mudah bukan cara mengatasi Gmail penuh? Dengan beberapa cara di atas, pengguna tak perlu bingung ketika menjumpai penyimpanan Gmail tiba-tiba sudah penuh karena jarang dikelola.
Saat penuh, pengguna bisa melakukan pengelolaan penyimpanan Gmail secara mudah dengan berbagai tindakan. Demikianlah penjelasan cara mengatasi penyimpanan Gmail penuh dengan mudah dan praktis, semoga bermanfaat.
Dapatkan update berita teknologi dan gadget pilihan setiap hari. Mari bergabung di Kanal WhatsApp KompasTekno. Caranya klik link https://whatsapp.com/channel/0029VaCVYKk89ine5YSjZh1a. Anda harus install aplikasi WhatsApp terlebih dulu di ponsel.