KOMPAS.com – Kehadiran Artificial Intelligence (AI) atau kecerdasan buatan saat ini punya andil yang cukup besar dalam perkembangan bisnis.
Kecerdasan buatan ini semakin mempertegas bahwa teknologi tak hanya memudahkan kegiatan sehari-hari tapi juga sangat membantu dalam mengelola bisnis. Salah satu kecerdasan buatan yang paling menonjol dan populer saat ini adalah chatbot.
Chatbot atau chatterbot sendiri merupakan sebuah program komputer yang mampu meniru percakapan manusia, baik melalui voicemail, pesan teks, atau keduanya.
Secara sederhana, chatbot adalah layanan bot obrolan yang tugasnya hampir mirip dengan customer service, mulai dari menjawab pertanyaan calon konsumen, pemasaran hingga penjualan.
Hal inilah yang membuat chatbot sering kali disebut sebagai asisten virtual, karena mampu menghandle beragam masalah berkaitan dengan customer service.
Tertarik dengan chatbot dan ingin menggunakannya untuk mendukung perkembangan bisnis? Simak beberapa hal yang perlu dipersiapkan sebelum mulai menggunakan chatbot dalam ulasan berikut ini dilansir dari Cermati.com:
1. Menentukan Tujuan Penggunaan Chatbot
Chatbot telah terbukti mampu memberikan solusi yang cukup menguntungkan dalam bisnis. Terutama antara pelaku bisnis dengan para kliennya maupun perusahaan dan pelanggan mereka. Simbiosis mutualisme seperti ini dinilai cukup efektif dalam mempermudah pekerjaan.
Namun sebelum mulai menggunakan chatbot untuk bisnis, penting untuk menetapkan tujuan yang ingin dicapai. Misalnya saja, ingin menyediakan layanan customer support, menjawab pertanyaan dari pelanggan, meningkatkan penjualan dan lainnya.
Agar bisa menentukan tujuan yang sesuai dengan kebutuhan bisnis, ada baiknya untuk melakukan riset terlebih dahulu.
Anda bisa melakukan riset singkat terkait apa yang diinginkan dan dibutuhkan oleh konsumen, kemudian tetapkan tujuan yang paling sesuai. Ada banyak keunggulan yang dimiliki chatbot yang akan bisa membantu Anda menetapkan tujuan penggunaannya sesuai kebutuhan bisnis.
Contohnya seperti kecanggihannya yang mampu memudahkan konsumen mendapatkan suatu informasi dengan lebih cepat. Selain itu, juga menawarkan bantuan virtual untuk menyelesaikan permasalah yang dihadapi pelanggan dengan cepat dan tepat.
2. Pilih Media yang Digunakan
Setelah menentukan tujuan penggunaan chatbot, Anda perlu memperhatikan saluran atau media promosi yang nantinya akan digunakan untuk mengembangkan bisnis.
Saat ini cukup banyak media promosi yang sudah mulai mendukung penggunaan chatbot. Sebut saja seperti WhatsApp Business, Instagram, Line, Facebook Messenger hingga situs web.
Biasanya masing-masing kanal promosi tersebut memiliki karakteristik pelanggan yang cukup berbeda satu sama lain. Jika sudah hafal dan bisa memahaminya, maka membuat bot obrolan di beberapa platform tersebut akan jadi jauh lebih mudah.
3. Chatbot Proaktif Sangat Penting
Dibandingkan dengan chatbot pasif, tentunya sebagian besar konsumen akan sangat senang dengan chatbot bisnis yang lebih proaktif. Hal ini tentu menjadi catatan tersendiri bagi para pelaku bisnis untuk meningkatkan kemampuan chatbot yang digunakan.
Untuk itu, pastikan bahwa chatbot yang digunakan mampu menunjukkan eksistensinya pada calon konsumen.
Contohnya dengan memberikan ucapan selamat datang atau sambutan hangat yang lainnya. Selain itu, atur agar chatbot dapat memberikan informasi tentang bisnis Anda secara lebih detail pada calon konsumen. Terutama berkaitan dengan layanan yang ditawarkan, penawaran produk, maupun informasi menarik lainnya yang konsumen butuhkan.
Dengan sambutan yang ramah dan informasi jelas semacam itu akan membuat calon konsumen menjadi sangat terbantu. Alhasil, mereka akan lebih mudah mendapatkan apa yang diinginkan dari bisnis tersebut maupun menemukan solusi dari permasalahannya.
Baca juga: Bisnis Digital: Pengertian, Jenis, dan Keuntungannya
4. Siapkan Pertanyaan dan Jawabannya
Ketika pesan yang masuk ke akun bisnis dikelola oleh customer service, biasanya ada banyak permasalahan yang sering kali terjadi.
Salah satu yang paling umum ditemui adalah munculnya banyak pertanyaan serupa yang diajukan berulang kali oleh calon konsumen. Hal ini kemudian membuat respon atas pertanyaan yang diberikan menjadi lebih lambat.
Bahkan tak hanya lambat, terkadang tak sedikit pelanggan justru tidak mendapatkan respon apapun dan pelayanan yang kurang ramah.
Untuk itu, pastikan bahwa chatbot yang digunakan sudah memiliki beragam pertanyaan maupun jawaban yang telah di-survey sebelumnya. Untuk itu, lakukan pendataan terkait pertanyaan yang biasanya sering ditanyakan oleh konsumen dan jangan lupa siapkan jawabannya.
Selain itu, penting juga untuk membuat kesan yang mampu menciptakan alur percakapan secara lebih natural. Hal ini supaya konsumen bisa merasa nyaman dan keluh kesahnya ditanggapi dengan baik.
Meskipun begitu membangun percakapan yang natural bukanlah hal yang mudah, bahkan bisa dibilang cukup menantang. Pasalnya, dalam pengetikan tidak jarang terjadi salah ketik (typo) hingga penggunaan bahasa prokem alias bahasa gaul/slang. Hal semacam ini juga penting untuk dipertimbangkan sebelum menggunakan chatbot untuk bisnis.
5. Kepribadian Chatbot
Bot obrolan yang memiliki kepribadian atau personality akan jauh lebih menyenangkan dan tak akan membosankan bagi para konsumen. Tentunya dengan catatan tambahan, harus selalu berhati-hati dalam membuat chatbot agar tidak membuatnya terkesan menjengkelkan. Untuk itu, ciptakan bot obrolan yang asik dan bisa lebih akrab dengan para konsumen.
Karena hal tersebut besar kemungkinan bisa menaikkan engagement yang berimbas pada peningkatan konversi penjualan.
Anda pun bisa menciptakan bot dengan personality sesuai brand image dari bisnis yang dikelola. Sederhananya, personality chatbot merupakan penggambaran bot obrolan yang dibuat sesuai karakter perusahaan tersebut.
6. Cermat Memilih Layanan Penyedia Chatbot
Setelah menentukan tujuan dan menyusun banyak hal berkaitan dengan chatbot, pastikan pilih layanan penyedia terbaik untuk eksekusinya. Tentunya akan percuma ketika perencanaan yang sudah dibuat dengan matang tak didukung layanan yang mumpuni dan memadai.
Oleh sebab itu, penting untuk lebih jeli dan cermat dalam memilih layanan penyedia chatbot untuk mendukung pengembangan bisnis.
Namun demikian, jangan lupa untuk memastikan bahwa layanan chatbot yang digunakan dibuat oleh penyedia jasa terpercaya dan kredibel. Supaya, rencana yang dibuat dengan chatbot dapat bekerja secara lebih maksimal untuk bisnis.
Artikel ini merupakan hasil kerja sama antara Kompas.com dengan Cermati.com. Isi artikel menjadi tanggung jawab sepenuhnya Cermati.com